「業務がスムーズに行える環境を整えたい」と猪爪SE

札幌東徳洲会病院は昨秋から院内のマニュアルをWikiに移行している。業務改善の一環で、適切なマニュアルの管理と情報共有などが狙い。

Wikiは不特定多数がインターネットにアクセスしWEB上でコンテンツを直接編集できるサイト。近年、この機能を生かし一般企業などが組織内に限定したWikiを立ち上げ、業務をはじめ多様な情報の蓄積・共有ツールに活用している。

同院の取り組みも、まさに“院内版Wiki”で、事務系を中心に各部署に点在する約200のマニュアルを集約し、WEBブラウザ上で閲覧・編集できるようにした。「以前までは個々にファイルで作成し、使用しているアプリケーションもまちまち。閲覧・編集作業が煩雑なうえに管理しているフォルダの数が多く、文書を探すのに時間を要しました」と、システム管理課の猪爪達SE(システムエンジニア)は説明する。

文書の種類を階層別などにし見やすく表示

利用する際は、原則、個別もしくは共通のユーザーIDを入力する。文書の種類をわかりやすく表示し、検索機能で見たい文書がすぐに閲覧できるとともに、その場で編集も可能なため、より精度の高いマニュアルにブラッシュアップできる。

編集の権限があるのは役職者をはじめ一部の職員のみ。なかにはアクセスそのものを制限している文書もある。「システム管理課、医事課、国際医療支援室の各職員については所属部署の文書に限り編集できます。更新履歴をたどることで修正した人物も確認できます。また、新型コロナ対策本部のマニュアルのみ全職員が閲覧可能です」(猪爪SE)。今後、事務系以外の部署でも依頼があれば対応していく考えだ。