介護系施設

介護老人保健施設（老健）宇治徳洲苑（京都府）は「働き方改革」の一環で、会議の運用を再考、会議にかける時間の短縮や職員の会議に対する意識向上を実現している。

きっかけは宮原啓子・看護師長（現・生駒市立病院看護師長）の加入。併設の宇治徳洲会病院から2018年に異動となり、塩山秀樹事務長と見直しを進めた。

当時の様子について宮原師長は「開設3年目と歴史が浅い老健ということもあり、文化が形成されていませんでした。議事録はまとめられているものの、アジェンダ（議事次第）や資料がない、出席者にばらつきが見られる、進行が司会者のスキルに左右されるなど多くの課題を抱えていました」と指摘。次いで「まさに『会議は踊る、されど進まず』という状態。優に1時間を超え、超過勤務の要因にもなっていたため19年4月に見直すことにしました」と振り返る。

まず1カ月かけて会議のベースとなる部分を改変。運営マニュアルを作成し、施設内に8つある委員会のメンバーを再編成。目標の見える化や役割の明確化も図り、各委員会の年間目標と上期目標を掲示したり、司会はアジェンダの作成と時間の管理、書記はアジェンダの作成とメンバーへの事前通知、24時間以内の議事録作成、参加者は東西の各エリアから1人ずつとし、アジェンダの持参と意見をまとめたうえでの出席などを決めたりした。

そのうえで、会議時間の目安を30分とし、3カ月間会議を試行。データを分析した結果、会議時間が従来比で平均30分以上短縮するとともに、会議に対するスタッフの意識が向上、超過勤務の削減などにつながった。塩山事務長は「施設の成長過程で必要な改革。ただ、まだ“第一歩”ですから、今後もＰＤＣＡサイクルを回し改善していきたいです」。

 

→徳洲新聞1236号掲載